Forretningsordenen

Forældrebestyrelsens opgaver

• Det er indenfor forældrebestyrelsens kompetenceområde at have indflydelse på og fastlægge en række principper, som skal forstås som en ramme (”fælles spilleregler”), der giver mulighed for forskellige handlinger.
• Principper for det pædagogiske arbejde i Kildedalen
• Principper for Kildedalens arbejde med at skabe gode overgange fra hjem til dagtilbud, mellem dagtilbud og overgang til skole og fritidstilbud
• Principper for samarbejde mellem dagtilbud og hjem
• Principper for Kildedalens budget vedr. de børnerelaterede konti
• Indstillingsret og deltagelse i ansættelsesudvalg i forbindelse med ansættelse af fast personale og leder
• Principper for Kildedalens samarbejde med lokalsamfundet
• Principper for udarbejdelsen og evalueringen af den pædagogiske læreplan.
• Beslutninger vedr. frokost- og madordning
• Skal høres, forinden byrådet/ BFU tager beslutning om væsentlige ændringer for institutionen
• Skal efter anmodning afgive udtalelser til BFU
• Dialogmøder med BFU
• Behandler ikke enkeltsager (børn og personale) samt fortrolige oplysninger og private forhold
• Ikke en del af afskedigelsessager
• Tavshedspligt også efter arbejdet i bestyrelsen er ophørt
• Deltager i og er med til at planlægge forældrearrangementer i Kildedalen
• Derudover inddrages forældrebestyrelsen i evaluering og opfølgning af den pædagogiske læreplan hvert 2. år

Lederens opgaver

Det er institutionens opgave at imødekomme de fastlagte principper og rammer og gøre disse til handling i det daglige arbejde.

• Personaleleder og tilrettelægger arbejdstiden
• Sekretær og sagsbehandler
• Vejle Kommunes repræsentant og garant
• Ansvar for driften og indmeldte børn
• Udarbejde forslag til principper og budget
• Bestemme måden hvorpå målene nås samt aktiviteter og metoder
• Udmønter bestyrelsens principper i praksis
• Udøve sin virksomhed i samarbejde med de ansatte

Ansættelse af personale 

Forældrebestyrelsen har indstillingsret vedrørende ansættelse af fastansat personale, og det tilstræbes, at bestyrelsen deltager i ansættelsesudvalget med en repræsentant. Det er en forudsætning, at lederen og en personalerepræsentant som minimum indgår i ansættelsesudvalget ved alle ansættelser af fast personale. Uanset forældrebestyrelsens indstillingsret er det lederen, der har det endelige ansvar og beslutning for ansættelse af personale.

Bestyrelsens sammensætning

 

• Institutionslederen (sekretær)
• 1 medarbejderrepræsentant (på valg hvert 2. år)
• 5 forældrerepræsentanter (på valg hvert 2. år)
• 2 suppleanter (på valg hvert år)

Hvert år i april afholdes der valg til forældrebestyrelsen i forbindelse med et forældremøde. Valget indkaldes af den siddende bestyrelse med 3 ugers varsel.

Medarbejdernes valgbarhed

På et møde inden valget til forældrebestyrelsen, vælges en repræsentant blandt fastansat personale. Herudover vælges en suppleant.

Medarbejdere der har børn i Kildedalen, kan ikke vælges som forældrerepræsentant til forældrebestyrelsen.

Forældrenes valgbarhed

Forældre med børn i Kildedalen er valgbare og har valgret ved valget af forældrerepræsentanter til forældrebestyrelsen. Personer, som har et barn boende hos sig i døgnpleje eller har indgået ægteskab eller registreret partnerskab med indehaveren af forældremyndigheden over barnet, og som tilhører samme husstand som forældremyndighedsindehaveren og barnet. Samt ugifte samlevende, der tilhører samme husstand som barnet, og hvor den ene part i husstanden har forældremyndigheden over barnet

 

Leder og medarbejder arrangerer forældremødets indhold. Den siddende forældrebestyrelse giver formandsberetning og arrangerer valget.

På indbydelsen til valgaftenen skal der fremgå, hvor mange der er på valg det pågældende år. Ved afstemning kan hvert forældrepar, der har et barn/ børn indskrevet i Kildedalen, afgive én stemme hver. Der kan ikke stemmes pr fuldmagt.

Et forældrevalgt bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen, når medlemmets barn ophører i Kildedalen.

Dagsorden

1. Velkomst ved lederen
2. Kildedalen fremlægger børnerelateret emne
3. Formanden aflægger sin årsberetning
4. Gennemgang af bestyrelsens opgaver
5. Der vælges referent af selve valghandlingen (referat afleveres til lederen efter valghandlingen).

6. Valg: (ansvar og udførelse af valget påhviler de bestyrelsesmedlemmer, der ikke er på valg)

 

• Gennemgang af bestyrelses sammensætning
• Præsentation af siddende bestyrelse
• Hvem er valgt endnu et år
• Hvem er på valg, evt. ønsker genvalg
• Alle interesserede opfordres til at opstille, hvorefter de skrives på tavlen
• De opstillede præsenterer sig kort
• Stemmesedler uddeles og indsamles igen efter afstemning.
• Ved stemmelighed er der omvalg mellem de kandidater med lige mange stemmer. Er der stadig stemmelighed, trækkes der lod.

Valg af suppleanter

Foregår i forbindelse med valg til forældrebestyrelsen. De 2 kandidater som har opnået flest stemmer, uden at opnå valg til bestyrelsen er valgt til en suppleantpost. Den af de 2 kandidater der har opnået flest stemmer er 1. suppleant.

Førstesuppleanten træder ind i bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen inden valgperioden er ophørt.

 

Forældrebestyrelsen konstitueres på det førstkommende møde, som skal finde sted inden 14 dage efter valget.

 

På 1. møde er følgende dagsorden:

 

• Aflevering af underskrevne tavshedserklæringer.
• Præsentation af bestyrelsen.
• Konstituering af bestyrelsen.
• Fastlæggelse af mødedatoer.
• Gennemgang og godkendelse af forretningsorden.
• Gennemgang af ansvarsområder.
• Sammen med dagsorden sendes følgende med: Styrelsesvedtægter, forretningsorden, 2 x tavshedserklæringer mv.

Billeder af bestyrelsen

Fotografering af den nye bestyrelse foregår på det konstituerende møde eller lige efter, da vi gerne vil have billeder af medlemmerne sammen med deres barn/børn. Billederne sættes op i begge afd. på bestyrelsestavlen.

Forældrebestyrelsesmøder

Der afholdes min. 4 bestyrelsesøder om året.

Disse møder ligger på rullende hverdage fra kl. 16.30 til kl. 19.00

Forældrebestyrelsen udøver sin virksomhed og træffer beslutninger på lukkede møder.

 

Forventningsafstemning

På det første møde efter valget præsenteres styrelsesvedtægterne samt forretningsordenen og denne vedtages. Derudover laver vi en forventningsafstemning omkring arbejdet i bestyrelsen samt indbyrdes samarbejde og kommunikation.

 

Dagsorden

Formanden, lederen samt eventuelt næstformanden sammensætter og udsender dagsorden med evt. bilag til bestyrelsen 14 dage inden bestyrelsesmødet.

Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker et punkt på dagsordenen, skal dette meddeles til formanden eller lederen skriftligt senest 8 dage før forældrebestyrelsesmødets afholdelse.

Formanden og lederen kan indbyde andre til at deltage i møderne med henblik på belysning af nærmere angivne konkrete punkter på dagsordenen.

Suppleanterne indbydes til at deltage i det første bestyrelsesmøde efter valget og er som udgangspunkt velkomne til at deltage i alle bestyrelsesmøder. Suppleanterne har ikke stemmeret, med mindre de er indkaldt for et fast medlem.

Indkaldelse til møder

I særlige tilfælde kan formanden indkalde til et forældrebestyrelsesmøde med kortere varsel. Når et sådant møde indkaldes, skal formanden forinden underrette medlemmerne af bestyrelsen om de punkter, der skal behandles på mødet.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde kan afholdes, når det ønskes af: Formanden, 1/3 af forældrebestyrelsens faste medlemmer eller lederen. Der skal angives punkter til dagsordenen skriftligt.

 

Afbud

Er et forældrebestyrelsesmedlem forhindret i at møde til et bestyrelsesmøde, meddeles dette til formanden eller lederen.

 

Suppleanter

De forældrevalgte suppleanter indkaldes ikke ved afbud til et enkelt bestyrelsesmøde, men indtræder i bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem udtræder.

 

Stemmeret på møderne

Samtlige medlemmer af bestyrelsen har stemmeret undtagen ledelsen. Forældrebestyrelsen er beslutningsdygtig, når halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede, og både forældre- og medarbejderrepræsentanter er repræsenteret. Beslutningerne afgøres ved et simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed, er formandens stemme afgørende. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under afstemningen.

 

Habilitet

Forældrebestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at vedkommende er udelukket fra at deltage i forældrebestyrelsens behandling og afstemning om sagen.

 

Uenigheder mellem leder og bestyrelse

Lederen er ansvarlig for, at der ikke træffes ulovlige beslutninger. I tilfælde af uenighed mellem forældrebestyrelsen og lederen indbringes problemstillingen skriftligt til afgørelse i B&U forvaltningen. Beslutningen kan ikke realiseres før, der er truffet en afgørelse i B&U forvaltningen.

 

Referat

Det er ledelse eller medarbejderrepræsentant der tager referat.

Ethvert forældrebestyrelsesmedlem kan forlange at få sin opfattelse skrevet i referatet med navns nævnelse. Referatet videresendes derefter til alle bestyrelsesmedlemmer via mail og journaliseres i Sbsys, såfremt ingen medlemmer af bestyrelsen har gjort indsigelser indenfor en af ledelsen given tidsfrist. Det besluttes i bestyrelsen, hvordan mødernes indhold og beslutninger formidles videre til resten af forældregruppen. Der tilrettelægges en stor åbenhed omkring forældrebestyrelses arbejde og de beslutninger, der træffes af forældrebestyrelsen.

 

Tavshedspligt

Forældrebestyrelsen har tavshedspligt.

Tavshedspligten er også gældende efter udtrædelse af forældrebestyrelsen. Brud på tavshedspligten kan medføre strafansvar.

Tavshedserklæringen underskrives ved første møde efter valget.

 

Etik i forældrebestyrelsen

For at fremme en konstruktiv dialog i bestyrelsen samt sikre at kommunikationen blandt medlemmerne fungerer, har vi valgt at lave et etisk regelsæt.

Vi er enige om at:

• Ytre vores holdninger på en konstruktiv måde
• Have respekt for hinandens forskelligheder og holdninger
• Sige det til hinanden, hvis vi er uenige
• Undre os til og med hinanden

 

Akut opståede problematikker

Hvis der opstår en situation, der skal behandles her og nu, kontaktes lederen, som afgør, om bestyrelsen skal samles, eller om det er en ledelsesmæssig opgave, der skal løses.

 

Forældrekontakt

Dialogen mellem forældrebestyrelsen og forældregruppen skal primært foregå direkte. I praksis foregår det ved at forældrebestyrelsesmedlemmernes telefonnumre og mailadresser offentliggøres på hjemmesiden. Forældre opfordres til at kontakte forældrebestyrelsen, hvis de har emner eller forslag til bestyrelsen.

 

Som medlem af bestyrelsen har man en ekstra forpligtelse til at informere lederen omkring de problematikker, der tales om blandt forældrene. Hvis en eller flere forældre kontakter et bestyrelsesmedlem omkring en problematik, kontakter bestyrelsesmedlemmet derefter lederen og formanden, så denne kan handle herpå.

 

De forældrevalgte bestyrelsesmedlemmer skal være bevidste om deres rolle i Kildedalen: Hvornår optræder du som forælder, og hvornår optræder du som bestyrelsesrepræsentant?

 

Udtrædelse af bestyrelsen

Et forældrevalgt bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen, når medlemmets barn ophører i Kildedalen, hvorefter suppleanten indtræder. Hvis et forældrevalgt bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen inden valgperiodens udgang, skal dette meddeles skriftligt til formanden.

 

Forretningsorden evalueres (og evt. revideres) ved konstituering af ny bestyrelse hvert år. Dette sker på førstkommende bestyrelsesmøde efter valg i maj måned.